La présente politique de confidentialité explique comment Bilemon Hospitality Services & Technology, S.L. collecte, utilise, stocke et protège les données à caractère personnel. Responsable du traitement Bilemon Hospitality Services & Technology, S.L. Numéro d'identification fiscale : B56924483 Siège social : Av. Diagonal 106, 08005 Barcelone, Espagne E-mail : support@bilemon.com Site web : www.bilemon.com Bilemon est une plateforme d'intelligence financière et de rentabilité conçue pour les gestionnaires de biens en location saisonnière, les agences et les entreprises de location à court terme.

La présente Politique de confidentialité s'applique aux données à caractère personnel traitées par le biais : du site web d'entreprise de Bilemon ; de la plateforme logicielle de Bilemon et des comptes clients ; des formulaires de contact, de demande de démonstration et d'information ; des communications par e-mail, par téléphone et via le service client ; Les sessions de formation, les webinaires et les événements. Les relations commerciales et professionnelles. Les processus de recrutement et de candidature à un emploi. Les intégrations avec les systèmes de gestion hôtelière (PMS), financiers, bancaires et tiers activées par les clients. Une Politique relative aux cookies distincte explique les technologies utilisées pour stocker ou accéder aux informations sur les appareils des utilisateurs.

Selon les circonstances, Bilemon peut agir en tant que responsable du traitement ou en tant que sous-traitant. Bilemon en tant que responsable du traitement Bilemon agit en tant que responsable du traitement lorsqu'il détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel, y compris la gestion : Des visiteurs du site web. Des demandes de démonstration et de prise de contact. Des comptes et contrats clients. De la facturation et de l'administration. Communications marketing. Inscriptions à des formations et à des événements. Fournisseurs et partenaires professionnels. Candidatures à des postes. Sécurité et analyse du site web. Bilemon en tant que sous-traitant Bilemon agit généralement en tant que sous-traitant lorsqu’un client télécharge, connecte ou met à disposition des données à caractère personnel via la plateforme. Cela peut inclure des informations relatives à : Propriétaires immobiliers. Les clients et les contacts liés aux réservations. Les employés et les équipes opérationnelles. Les fournisseurs et prestataires de services. Les portefeuilles immobiliers. Les réservations et les transactions. Les enregistrements du PMS. Les recettes, les dépenses et la répartition des coûts. Les identifiants de comptes bancaires et les informations sur les transactions fournies via des intégrations autorisées. Dans ces cas, le client de Bilemon reste responsable de la détermination des finalités et de la base juridique du traitement. Bilemon traite les données conformément aux instructions documentées du client et à l’accord de traitement des données applicable.

En fonction de votre relation avec Bilemon, nous pouvons traiter les catégories suivantes de données à caractère personnel. Données d'identification et de contact Nom, prénom, fonction, entreprise, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, pays et langue préférée. Informations relatives au compte Nom d'utilisateur, organisation du client, autorisations, rôle de l'utilisateur, paramètres du compte et informations d'authentification. Informations commerciales et contractuelles Demandes de démonstrations, devis, contrats, services achetés, communications, demandes d’assistance et historique de la relation client. Informations de facturation et financières Données de facturation de l’entreprise, numéros d’identification fiscale, factures, état des paiements et historiques des transactions. Bilemon ne demande pas intentionnellement les données complètes des cartes de paiement via les formulaires habituels du site web. Informations techniques et d'utilisation Adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil, dates d'accès, journaux d'activité, informations de session, erreurs et données d'utilisation de la plateforme. Informations relatives au recrutement Curriculum vitae, expérience professionnelle, formation, compétences, coordonnées et autres informations fournies volontairement au cours d'un processus de recrutement. Données de la plateforme du client Les clients peuvent connecter ou importer des données relatives aux réservations, aux biens immobiliers, aux propriétaires, aux coûts, aux revenus, au PMS, aux fournisseurs et aux données financières. Les catégories exactes dépendent de la manière dont chaque client configure et utilise Bilemon. Veuillez ne pas fournir de données à caractère personnel relevant de catégories particulières, sauf si cela est strictement nécessaire, si elles sont traitées de manière licite et si cela a été expressément convenu avec Bilemon.

Réponse aux demandes de renseignements et aux demandes de démonstration Mesures prises avant la conclusion d’un contrat, consentement ou intérêt légitime Création et gestion des comptes clients Exécution d’un contrat Mise à disposition de la plateforme et des services de Bilemon Exécution d’un contrat Intégration des clients, assistance et formation Exécution d’un contrat Facturation, comptabilité et respect des obligations fiscales Obligations contractuelles et légales Amélioration des services et résolution des problèmes techniques Intérêt légitime à améliorer et à garantir la sécurité du service Prévention de la fraude, des utilisations abusives et des incidents de sécurité Intérêt légitime et obligations légales Envoi de newsletters et d’informations commerciales Consentement ou relation commerciale existante, lorsque la loi l’autorise Gestion des inscriptions aux webinaires, événements et formations Consentement ou exécution du service demandé Gestion des candidatures à un emploi Consentement et mesures prises à la demande du candidat Formulation, exercice ou défense de réclamations juridiques Intérêt légitime et obligations légales Cookies analytiques et non essentiels Consentement obtenu via le système de gestion des cookies Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment sans que cela n’affecte le traitement effectué avant son retrait. La fourniture de certaines informations est nécessaire pour conclure un contrat, créer un compte ou fournir le service demandé. Si les informations requises ne sont pas fournies, il est possible que Bilemon ne puisse pas donner suite à la demande ou fournir le service.

Bilemon pourra envoyer des informations concernant sa plateforme, ses services, ses formations, ses ressources financières, ses analyses sectorielles et tout contenu professionnel connexe. Les communications marketing seront envoyées : Avec le consentement du destinataire. Dans le cadre d’une relation commerciale existante, lorsque la loi l’autorise. En vertu d’une autre base juridique valable autorisée par la législation applicable. Toutes les communications marketing électroniques proposeront un moyen clair de se désabonner. Bilemon pourra conserver un minimum d’informations dans une liste de désabonnement après une demande de désabonnement afin de garantir qu’aucune autre communication marketing ne soit envoyée.

Bilemon peut recevoir des informations provenant de services tiers sélectionnés ou autorisés par ses clients, parmi lesquels figurent : Systèmes de gestion immobilière. Plateformes de réservation. Fournisseurs de données bancaires et financières. Systèmes comptables. Prestataires de services de paiement. Outils de gestion de la relation client. Plateformes de communication et d'assistance. Il incombe aux clients de s’assurer qu’ils disposent de la base juridique et des autorisations nécessaires pour connecter ces systèmes et mettre les données à caractère personnel à la disposition de Bilemon. L’utilisation de services tiers peut également être régie par les conditions de confidentialité de ces prestataires.

Bilemon ne vend pas de données à caractère personnel. Les prestataires de services qui contribuent au fonctionnement du site web, de la plateforme et de l'activité peuvent avoir accès aux données à caractère personnel, notamment les prestataires spécialisés dans : L'hébergement dans le cloud et le stockage de données. L'infrastructure logicielle. Les outils de service client et de communication. Les services de messagerie électronique et de CRM. L'analyse web. Services de prise de rendez-vous et de visioconférence. Comptabilité et facturation. Cybersécurité et surveillance. PMS, services bancaires et intégrations de données. Conseil juridique, fiscal et professionnel. Ces prestataires ne pourront traiter les données à caractère personnel que dans le but de fournir les services souscrits et devront respecter les obligations applicables en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des données. Les informations pourront également être divulguées : Lorsque la loi l’exige. En réponse à une demande légitime d’une autorité publique. Pour établir, exercer ou défendre des droits en justice. Dans le cadre d’une fusion, d’une restructuration, d’une acquisition ou d’une cession d’activité, à condition que des garanties adéquates soient mises en place.

Certains fournisseurs de technologies peuvent traiter des données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen. En cas de transfert international, Bilemon recourra à un mécanisme juridique approprié, tel que : Une décision d'adéquation adoptée par la Commission européenne. Les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Toute autre garantie valable reconnue en vertu de la législation applicable en matière de protection des données. Si nécessaire, des mesures techniques, contractuelles ou organisationnelles supplémentaires pourront être mises en œuvre. Les exigences de l’UE en matière de protection des données restent applicables lorsque les données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’Espace économique européen, et les clauses contractuelles types pourront être utilisées pour fournir les garanties appropriées.

Les données à caractère personnel ne seront conservées que pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Les critères généraux suivants s'appliquent : Les informations relatives aux clients et aux comptes sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis pendant les délais de prescription légaux applicables. Les registres de facturation, fiscaux et comptables sont conservés pendant les durées exigées par la législation applicable. Les demandes de contact et de démonstration sont conservées pendant la durée nécessaire pour y répondre et assurer leur suivi. Les informations à des fins de marketing sont conservées jusqu’à ce que le consentement soit retiré ou que le destinataire s’y oppose. Les informations relatives au recrutement sont conservées pendant une durée maximale de 12 mois, sauf si le candidat donne son consentement pour une période plus longue ou si une obligation légale différente s’applique. Les journaux de sécurité et d’activité sont conservés pendant une durée limitée, proportionnelle aux exigences en matière de sécurité, d’audit et de prévention de la fraude. Les données de la plateforme client sont conservées pendant toute la durée de la relation avec le client et sont restituées ou supprimées conformément au contrat et à l’accord de traitement des données. Les données peuvent être bloquées et conservées plus longtemps lorsque cela est nécessaire pour respecter des obligations légales ou pour se défendre contre des réclamations judiciaires. Des copies résiduelles peuvent subsister temporairement dans des systèmes de sauvegarde sécurisés jusqu’à ce qu’elles soient écrasées conformément au cycle de sauvegarde de Bilemon.

Bilemon met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conçues pour protéger les données à caractère personnel contre : L'accès non autorisé. La destruction accidentelle ou illicite. La perte ou l'altération. La divulgation non autorisée. L'utilisation abusive. Les incidents de sécurité. Ces mesures peuvent inclure des contrôles d'accès, des autorisations basées sur les rôles, des procédures d'authentification, un chiffrement lorsque cela est approprié, des sauvegardes, la journalisation des activités, l'évaluation des fournisseurs et des obligations de confidentialité du personnel. Aucun système en ligne ne peut garantir une sécurité absolue. Les utilisateurs et les clients sont tenus de protéger leurs mots de passe, leurs appareils et leurs identifiants de compte, ainsi que de signaler à Bilemon tout soupçon d’accès non autorisé.

En fonction des circonstances, les personnes concernées peuvent exercer les droits suivants : Droit d'accès, pour obtenir la confirmation que leurs données à caractère personnel font l'objet d'un traitement. Droit de rectification, pour corriger des informations inexactes ou incomplètes. Droit à l'effacement, pour demander la suppression des données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ou qu'une autre condition légale s'applique. Droit à la limitation du traitement, pour demander que le traitement soit limité dans certaines circonstances. Droit d’opposition, notamment lorsque le traitement repose sur un intérêt légitime ou est lié au marketing direct. Portabilité : pour recevoir certaines données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Retrait du consentement : à tout moment, lorsque le traitement repose sur le consentement. Protection contre les décisions exclusivement automatisées, lorsque ces décisions entraînent des effets juridiques ou d’une importance similaire. Ces droits sont reconnus par le RGPD et par la législation espagnole en matière de protection des données. Les demandes peuvent être envoyées à : support@bilemon.com Objet : Demande relative à la protection des données Bilemon pourra demander des informations raisonnables afin de vérifier l’identité du demandeur. Lorsque Bilemon traite des données à caractère personnel exclusivement pour le compte d’un client, il est possible que la demande doive être adressée à ce client en sa qualité de responsable du traitement. Bilemon apportera toute l’assistance raisonnable conformément à ses obligations contractuelles et légales. Les personnes ont également le droit de déposer une réclamation auprès de : l’Agence espagnole de protection des données (AEPD) Avant de déposer une réclamation, il est recommandé aux personnes concernées de contacter Bilemon afin que le sujet puisse être examiné et résolu.

Bilemon utilise des cookies techniques nécessaires au fonctionnement du site web et de la plateforme. Sous réserve du consentement préalable de l'utilisateur, Bilemon peut également utiliser des cookies de préférences, d'analyse ou de marketing. Les cookies non essentiels ne seront pas activés tant que l'utilisateur n'aura pas donné son consentement valide via l'outil de gestion des cookies, lorsque la loi l'exige. Les utilisateurs peuvent accepter, refuser ou modifier leurs préférences en matière de cookies à tout moment. De plus amples informations sont disponibles dans la Politique de cookies distincte.

Sauf indication contraire expresse dans une notification de service spécifique, Bilemon ne prend pas de décisions ayant des effets juridiques ou d'une importance similaire sur la seule base d'un traitement automatisé. La plateforme peut calculer des indicateurs, classer des données, identifier des tendances financières ou générer des informations commerciales. Ces résultats sont destinés à faciliter l'analyse professionnelle et la prise de décision, et doivent être vérifiés par des utilisateurs autorisés.

Le site web et les services de Bilemon sont destinés aux entreprises et aux professionnels, et ne s'adressent pas aux mineurs. Bilemon ne collecte pas délibérément de données à caractère personnel directement auprès de mineurs par le biais de son site web ou de ses services commerciaux. Si de telles informations étaient détectées, elles seraient examinées et supprimées le cas échéant.

Le site web peut contenir des liens vers des sites web externes, des systèmes de réservation, des outils de planification, des réseaux sociaux ou d'autres services tiers. Bilemon n'est pas responsable des pratiques de ces tiers indépendants en matière de confidentialité. Les utilisateurs doivent consulter leurs politiques de confidentialité avant de fournir des informations personnelles.

Bilemon se réserve le droit de mettre à jour la présente Politique de confidentialité afin de refléter : Les modifications apportées à ses services. Les nouvelles intégrations ou les nouveaux prestataires. Les évolutions légales ou réglementaires. Les changements dans ses activités de traitement des données. Les améliorations en matière de sécurité ou d'exploitation. La version mise à jour sera publiée sur le site web avec une date révisée indiquant la « Dernière mise à jour ». Lorsque les modifications sont substantielles, un avis supplémentaire pourra être envoyé aux clients ou utilisateurs concernés.

Les questions, demandes ou réclamations relatives à la présente Politique de confidentialité ou au traitement des données à caractère personnel peuvent être adressées à : Bilemon Hospitality Services & Technology, S.L. Av. Diagonal 106, 08005 Barcelone, Espagne E-mail : support@bilemon.com Objet : Protection des données